Z badań Gartner Group wynika, że pełne wydatki związane z produkcją i przetwarzaniem dokumentów mogą stanowić 15%, ogólnych kosztów działalności przedsiębiorstwa.

Potencjał systemu Equitrac został zweryfikowany przez ponad 10 000 organizacji na całym świecie.

Systemy rozliczania kosztów mogą służyć nie tylko oszczędnościom - mogą stać się efektywnym narzędziem przynoszenia zysku.

Zaspakaja potrzeby wszelkich środowisk roboczych.

Podnosi wydajność równocześnie zmniejszając koszty operacyjne.

Produkt dedykowany do urządzeń UTAX oraz Rex Rotary.

● wędrujący wydruk - Follow-You™ printing

● blokowanie po przekroczeniu limitu

● ograniczanie parametrów wydruków

● informacje w formie okienek pop-up

● przekierowanie wydruku z automatu na inne dostępne urządzenie

● monitorowanie statusu urządzenia  – papier, tonery, wykorzystanie

● terminale autoryzacji zintegrowane z oprogramowaniem maszyny

● możliwość rozliczania kosztów również w kontekście projektów

Oprogramowanie Equitrac Express zostało stworzone głównie na potrzeby instytucji, takich jak: szkoły, uniwersytety czy biblioteki.

Umożliwia łatwe śledzenie, analizę oraz naliczanie opłat za każdy wydruk strony wykonany przez pracownika, studenta lub ucznia - zarówno na drukarkach biurkowych, wielofunkcyjnych drukarkach sieciowych, jak i na wolnostojących kopiarkach.

Zidentyfikowani użytkownicy mogą drukować i kopiować wykorzystując różnorodne metody płatności.

System obsługuje karty inteligentne, karty magnetyczne pre-paid, współpracuje z systemami legitymacji elektronicznych, lokalne konta drukowania sieciowego, oraz gotówkę.

• Programowe rejestrowanie, alokacja kosztów oraz raportowanie dla dowolnego dokumentu wydrukowanego na dowolnym urządzeniu.

• Automatyczna kontrola limitów drukowania dla studentów i uczniów.

• Funkcje drukowania Follow-You™ oraz Secure Document Release pozwalają na wyeliminowanie nadmiaru nieodebranych wydruków, a także na ochronę poufnych dokumentów.

• Ogromy wzrost funkcjonalności zapewniają rozwiązania zintegrowane z urządzeniami UTAX jak również rozwiązania terminalowe.

• Definiowane reguły drukowania i przekierowywane wedługnajmniejszych kosztów.

• Zarządzanie urządzeniami oraz śledzenie awarii.

Oprogramowanie Equitrac Office 4 to systemy informatyczne oferujące funkcjonalność centralnego monitorowania kosztów generowanych przez urządzenia biurowe, w szczególności drukarki i kopiarki, określane wspólną nazwą Document Accounting Solution (DCA).

Dzięki modularnej budowie i szerokiej funkcjonalności system adresowany jest do bardzo szerokiego grona odbiorów:

• biura projektowe - rozliczające koszty na projekty,

• uczelnie - pobierające od studentów opłaty za wydruki i kopie,

• biura - monitorujące w tle koszty pracy.

W zależności od wybranego wariantu konfiguracji, monitorowanie wydruków może być całkowicie niewidoczna dla pracowników, może opierać się na ograniczeniach po wyczerpaniu przydzielonych w systemie środków finansowych. Budżet może być określony zarówno na poziomie pracowników jak i departamentów.

• Drukarki lokalne (LPT1, USB, Podczerwień, Bluetooth itd.) mogą być monitorowane po zainstalowaniu na stacji roboczej agenta desktop printing. W taki sam sposób mogą być monitorowane również drukarki sieciowe nie objęte kontrolą na poziomie print serwera.

• Oprogramowanie agenta wprowadza szereg dodatkowych opcji, takich jak: możliwość sprawdzenia kosztów wydruku przed zaakceptowaniem pracy, zewnętrzna autoryzacja użytkowników niezalogowanych do domeny, możliwość stosowania kodów billingowych, czyli rozliczanie prac na projekty.

• W zależności od zdefiniowanych reguł, drukowana praca może zostać: zablokowana, przekierowana na inne urządzenie, lub zatrzymana do ręcznego zwolnienia. Niezwolnione po zdefiniowanym czasie prace zostaną automatycznie wykasowane.

• Monitorowanie kopiarek może być realizowane poprzez oprogramowanie embedded – zintegrowane z oprogramowaniem kopiarki, które za pomocą klawiatury urządzenia lub czytnika kart autoryzuje użytkownika i odblokowuje pulpit kopiarki. Komunikują się ona z centralnym serwerem Equitrac, z którego pobiera kody pracowników i przesyła zliczone transakcje.

• Mamy możliwość wprowadzenia jednego lub dwóch kodów (pierwszy może być odczytany z karty), np. identyfikator pracownika i hasło, lub kod pracownika i kod projektu. Oprogramowanie może buforować kody w pamięci urządzenia umożliwiając pracę "offline" w przypadku awarii sieci lub wyłączenia centralnego serwera Equitrac.

• System Equitrac zaprojektowany jest w taki sposób by mógł obsłużyć zarówno małe firmy, jak i duże korporacje, których sieć komputerowa łączy wiele miast.

Początkowo głównym odbiorcą systemów Equitrac Professional były firmy prawnicze, wykorzystujące to rozwiązanie do refakturowania kosztów na swoich Klientów. Systemy zliczania kosztów nie służyły oszczędnością, a były defacto narzędziem przynoszenia zysku. Umożliwiały rzetelne rozliczenie kosztów i przydzielenie ich do konkretnych klientów i numerów spraw.

Zazwyczaj systemy Equitrac zintegrowane są z systemami finansowo-księgowymi, z których pobierane są numery spraw, a w drugą stronę przesyłanie dane o wygenerowanych kosztach, które następnie zamieniają się w faktury dla Klientów.

Systemy dla rynku prawnego posiadają specyficzne funkcje jak: możliwość zastosowania trzech kodów: pracownik kancelarii, nr klienta, nr sprawy, czy konsolidacja z kontrolą rozliczania rozmów telefonicznych.